Bedrijf openen

Bureaucratische hindernissen, onwetendheid, een vreemde taal, mogelijke misbruiken, een andere realiteit, het kan bij een beginnende ondernemer overkomen als een doolhof. We raden iedereen aan die zaken wil doen in dit land, om uit te kijken naar een vertrouwenspersoon met kennis van zaken en ervaring, vervolgens een goede advocaat, een goede boekhouder. Die zijn er zeer zeker. Begin met de eerste (vertrouwenspersoon), hij of zij zal u de weg wijzen naar dergelijke professionals.

Opstarten

Om een bedrijf op te starten in Brazilië moet men de volgende stappen volgen: een registratie bij de Junta Comercial (handelsregister) of bij het Cartório, afhankelijk van de gekozen activiteit. Een registratie bij de Receita Federal (ministerie van financiën, federaal niveau) is nodig, dit voor het verkrijgen van een CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), het identificatienummer van het bedrijf. Hetzelfde dient te gebeuren op het vlak van de deelstaten waar men een nummer bekomt onder de noemer ‘Inscrição Estadual’ (enkel nodig indien het bedrijf ICMS bijdrages moet betalen (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços, een soort BTW op goederen en diensten). Een registratie in de gemeente (município) waar uw bedrijf gevestigd wordt, is eveneens verplicht. Deze registratie zorgt voor het uitreiken van de nodige vergunningen (vergunning = alvará). Deze registraties zijn de voornaamste, maar het is niet uitgesloten dat een (verplichte) extra registratie nodig is, afhankelijk van de aard van het bedrijf en de activiteiten.

Autonoom of Beperkte Aansprakelijkheid

Hier moet een keuze gemaakt worden. De individuele ondernemer kiest voor een ‘Empresa Individual’ met onbeperkte aansprakelijkheid. De naam moet verplicht de naam van de ondernemer bevatten, bijvoorbeeld ‘Robert Jansen Acougue’ (Slagerij Robert Jansen). Een individueel bedrijfje kan mogelijk passen in de status ‘Micro Empresa Individual’ (hier komen we later nog op terug). Een wat grotere onderneming kiest best voor een ‘Sociedade Limitada’ (BVBA of BV) en moet twee of meer aandeelhouders hebben. De verantwoordelijkheid is beperkt tot het ingebrachte kapitaal van de aandeelhouder (sócio). De naam mag vrij gekozen worden, zolang er geen ander bedrijf bestaat in dezelfde deelstaat met dezelfde naam.

Kapitaal

Het kapitaal (capital sócial) van de onderneming bestaat uit ingebrachte gelden, roerende of onroerende bezittingen die in het bedrijf geïnvesteerd worden, vanuit het persoonlijke patrimonium van de ‘sócio’ of ‘sócios’. Een goede raad: zorg ervoor dat uw investering niet te laag is. Banken vormen zich een oordeel over het bedrijf, mede gebaseerd op het ingebrachte kapitaal. Indien dit te klein is, dan kan dit een negatieve invloed hebben op eventuele financieringen. Voor bepaalde activiteiten is een minimum investering vereist. Een goede boekhouder kan u hierbij informeren.

Vanaf het moment dat men als fysieke persoon investeert in een bedrijf, is de jaarlijkse belastingaangifte verplicht. M.a.w., de herkomst van het kapitaal moet duidelijk zijn en correct geregistreerd bij de Braziliaanse centrale bank (Banco Central).

Adres

Men kan niet zomaar eender waar een bedrijf vestigen. Het is absoluut noodzakelijk om eerst de gekozen gemeente raadplegen hieromtrent. Sommige gemeentes eisen dat het adres van de onderneming hetzelfde is als dat van het adres waarop een onroerend goed belasting geheven wordt op naam van het bedrijf. Er kunnen ook fiscale en/of milieuverwante limieten bestaan die bepaalde activiteiten onmogelijk maken op het gewenste adres. Eerst navragen dus.

Milieu

Mogelijk kan het nieuwe bedrijf niet uitgebaat worden zonder een milieuvergunning. Wie een vervuilende activiteit wil uitvoeren, heeft vrijwel altijd een dergelijke vergunning nodig. Die vergunningen worden meestal uitgereikt door gemeentes en deelstaten. Naast die vergunningen is het mogelijk dat het bedrijf zich verplicht moet registreren bij het federale orgaan Ibama (Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis, kortweg het verantwoordelijke milieu orgaan). Dit kan gepaard gaan met het heffen van speciale belastingen (TCFA, Taxa de Controle e Fiscalização Ambiental), en/of aan de verplichte voldoening van bepaalde milieuverplichtingen. Een goede boekhouder volgt dit op. Het is goed om vooraf goede afspraken te maken met die boekhouder voor het al dan niet aanrekenen van deze opvolging.

Registratie volgens activiteit

Sommige activiteiten vereisen een verplichte registratie bij een specifiek orgaan. Voorbeeld: een makelaar (corretor) moet verplicht aangesloten zijn bij het ‘Conselho Regional dos Corretores de Imóveis – nationale raad voor makelaars’ (Creci) die een registratienummer uitreiken. Haal het dus niet in uw hoofd om een handel te drijven in onroerend goed zonder deze registratie, dat is vragen om moeilijkheden. Dit geldt voor vele activiteiten, raadpleeg uw boekhouder. Sommige van deze registraties gebeuren op federaal niveau, bijvoorbeeld voor apothekers, drugstores, laboratoria e.d. meer.

De kleine zelfstandige

Een zelfstandige of autonome ondernemer is een individu die voor eigen rekening werkt, in Brazilië bestempeld als een ‘Micro Empreendedor Individual – kleine individuele ondernemer’ of kortweg MEI. Dit statuut werd speciaal ontworpen om de vele kleine Braziliaanse zelfstandigen, werkend in het zwart, te overtuigen om zich in regel te stellen met de fiscus en de sociale zekerheid, mede in zijn of haar eigen belang.

Een MEI mag niet meer dan R$ 60.000 (20.000 euro) per jaar factureren om te kunnen genieten van de gunstige voorwaarden van het statuut. Hij of zij mag ook geen aandeelhouder zijn in een andere vennootschap en mag een (1) werknemer hebben met een minimumloon. Indien de aard van het werk past in een collectieve arbeidsovereenkomst van een vakbond, dan mag die werknemer betaald worden volgens het afgesproken plafond. De buitenlander die voor dit systeem zou kiezen, moet over een verblijfs- en werkvergunning beschikken.

Een MEI wordt geregistreerd bij de Receita Federal (ministerie van financiën) en krijgt een CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) dat hem of haar zal toelaten tot het openen van een bankrekening, het aanvragen en verkrijgen van een financiering en het uitgeven van facturen (Nota Fiscal). Het statuut van een MEI kadert ook in het gunstige fiscale systeem ‘Simples Nacional’ en er moeten geen federale belastingen betaald worden, behalve een (1) kleine maandelijkse bijdrage, bestemd voor de sociale zekerheid (Previdência Social) en de taksen ICMS en ISS. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast en schommelt momenteel rond R$ 50,00 per maand. De kleine zelfstandige heeft hiermee recht op een ziekte- en zwangerschapsvergoeding, alsmede een pensioen op de pensioengerechtigde leeftijd. De betaling van deze maandelijkse bijdrage is eenvoudig. Iedereen met een computer en een internetverbinding kan zelf het overschrijvingsformulier genereren. De effectieve betaling kan gebeuren via internetbanking of in eender welke vestiging van de Casas Lotéricas (netwerk van kleinere kantoren van de staatsbank Caixa Econômica, overal in Brazilië).

Het MEI-statuut is vooral geschikt voor kleine zelfstandigen zoals kappers, manicure’s, metsers, elektriciens, schrijnwerkers, schoenmakers, slotenmakers, bakkers, naaisters, fotografen e.d. meer. De Braziliaanse regering stelt een speciaal portaal voor dit statuut ter beschikking op het internet waar alle informatie samengevoegd wordt. De website is in het Portugees maar via een klik op de link ‘Starting a Business in Brazil’ is er ook nuttige informatie beschikbaar in het Engels, voornamelijk m.b.t. de verschillende types van vennootschappen in Brazilië. De kandidaat ondernemer kan er zich inschrijven, maar het valt aan te raden om een boekhouder te raadplegen, gespecialiseerd in het ‘Simples Nacional’ systeem. Dergelijke, meestal kleinere boekhouders, zijn overal in Brazilië te vinden. Zij kunnen de inschrijving realiseren tegen een redelijke vergoeding, inclusief de opmaak van de eerste jaarlijkse belastingaangifte.

Voor de eventuele werknemer van een MEI moet er maandelijks een FGTS-bijdrage (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, een soort verplichte verzekering voor werkloosheid) betaald worden. Iedere Braziliaanse werknemer heeft recht op deze werkgeversbijdrage, bedoeld als reserve voor de werknemer in kwestie die hem of haar toelaat het geld op te nemen in geval van werkloosheid, de aankoop van een eigen woning, bij het oplopen van een ernstige ziekte, ontslagen enz. De FGTS bijdrage wordt berekend op 8% van het uitgekeerde loon. Drie procent van het loon gaat naar de sociale bijdrage. De werkgever, in dit geval de zelfstandige, stelt zichzelf hiermee veilig tegenover mogelijke juridische klachten van de werknemer. Deze laatste behoudt alle rechten zoals ziekteverzekeringen, een werkloosheidsvergoeding en pensioen. De maandelijkse kost van beide bijdrages voor de werkgever bedraagt op dit moment R$ 75,00 voor een (1) minimumloon. Bij de aanwerving wordt best de hulp van een boekhouder ingeroepen.

Een kandidaat zelfstandige moet vooraf de gemeentelijke overheid raadplegen m.b.t. het adres van de uitgeoefende activiteiten. De gemeente is verantwoordelijk voor het uitreiken van een vergunning (alvará).

De individuele ondernemer wordt vrijgesteld van een boekhouding; hij of zij moet geen boeken bijhouden. Wat wel moet bijgehouden worden: aankoopfacturen, documenten van een eventuele werknemer (vooral van de verplichte bijdrages) en een kopie van iedere uitgegeven factuur (nota fiscal). Een boekhouder kan advies geven over ontvangstbewijzen van de werknemer (m.b.t. het uitbetaalde loon) en over de manier waarop de verplichte bijdrages moeten betaald worden.

De individuele ondernemer kan zijn activiteiten op eender welk moment stopzetten, dit eveneens via de eerder vermelde website.

Vergunningen & Licenties

Het uitbaten van een eigen zaak via een vennootschap vereist in de meeste gevallen de toekenning van vergunningen en licenties. Het is belangrijk om hier wel degelijk rekening mee te houden, dit onder de noemer ‘voorkomen is beter dan genezen’. Er bestaan boekhouders en boekhoudkundige bedrijven die deze last op zich nemen. Goede afspraken met de gekozen boekhouder of boekhoudkantoor vallen dan ook sterk aan te raden.

Gemeentelijke uitbatingsvergunning (Alvará de Funcionamento)

Ieder Braziliaans município (gemeente) heeft zijn eigen wetten en regels omtrent een uitbatingsvergunning (alvará). De meeste gemeentes eisen de toekenning van een dergelijke vergunning bij het opstarten van de activiteiten, met een (meestal) jaarlijkse vernieuwing. Uiteraard moet hiervoor telkens een (bescheiden) taks voor betaald worden. De vergunning geldt voor een welbepaald adres, vooraf goed te keuren door de gemeente.

Sanitaire vergunning

Normaal gesproken gelden dezelfde regels voor een sanitaire vergunning, eveneens jaarlijks te vernieuwen. Bepaalde activiteiten kunnen vrijgesteld worden van een sanitaire vergunning. Ook hier zal het município in kwestie uitsluitsel kunnen geven.

Brandweer

Als vaste regel geldt dat iedere bedrijfsactiviteit moet voldoen aan de geldende veiligheidsregels, niet in het minst de preventieve regels. De ganse infrastructuur, installaties en inboedel zijn onderworpen aan een voorafgaande inspectie van de brandweer (Bombeiros) die ter plaatse komen. Het is de plicht van het bedrijf om hen hiervoor uit te nodigen. Indien alles goed is, verleent de brandweer een licentie. Sommige gemeentebesturen koppelen de uitreiking van een ‘alvará’ aan de licentie van de brandweer; het een kan niet zonder het ander. Bepaalde organen, o.m. op het vlak van het milieu, eisen eveneens de toekenning van die licentie. Gemeentes zonder een brandweerkazerne stellen die eisen niet of zelden.

Zichtbaarheid

Alle vergunningen & licenties moeten zichtbaar zijn voor het publiek, de klant of de bezoeker van het bedrijf. Een ‘prefeitura’ (gemeentebestuur) kan bijkomende inlichtingen verstrekken die eveneens zichtbaar moeten opgehangen worden, inclusief het adres en telefoon van de dichtsbijzijnde consumentendienst Procon. In sommige gevallen is het tonen van het uurrooster van de werknemers van het bedrijf verplicht (niet voor vennootschappen die opereren onder het fiscaal gunstige statuut ‘Simples Nacional’). Sommige zaken zoals bars, restaurants, hotels, benzinestations e.a. moeten aan specifieke eisen voldoen inzake vergunningen en licenties.

Vervaldatum en verlenging

Het is belangrijk om de vervaldata en verplichte verlengingen van vergunningen en licenties in het oog te houden. Een boekhouder kan dat op zich nemen, vandaar de belangrijkheid van het maken van goede afspraken omtrent de geleverde diensten en de vergoedingen die hiervoor betaald worden.

De fiscus

Alle Braziliaanse vennootschappen moeten belastingen en bijdrages betalen. Hoeveel, wanneer en waaruit bestaan die belastingen en bijdrages? Veel hangt af van het gekozen statuut.

Lucro Real (werkelijke winst)

Fiscale en andere bijdrages op basis van het systeem Lucro Real worden periodiek berekend op het effectieve resultaat van de onderneming, dit op basis van de boeken die bijgehouden worden door de boekhouder. Het systeem wordt voornamelijk toegepast door middelgrote en grote bedrijven die werkelijk moeite doen om alle inkomsten en uitgaves tot op de centavo bij te houden, gestaafd door de boekhouding. Dit vereist een vrij complexe administratie die moet toezien op de voorraden, productie, commercialisatie, facturatie, kortom een uiterst precieze controle die moet uitgevoerd worden door bekwaam personeel. Het systeem is te kostbaar voor kleinere bedrijven of anders gezegd, het sop is de kool niet waard. In sommige gevallen is een vennootschap echter verplicht om voor dit statuut te kiezen: commerciële banken, kredietmaatschappijen, bedrijven met een jaaromzet die hoger is dan 24 miljoen reais.

Lucro Presumido (geschatte winst)

Dit systeem is eenvoudiger en komt dan ook veel vaker voor. Belastingen en bijdrages worden hier berekend op basis van bestaande tabellen die verschillen naargelang de uitgevoerde activiteit. Wie winsten maakt zal procentueel belast worden op basis van de bestaande tabel voor de activiteiten in kwestie.

Simples Nacional

Simples Nacional, ook wel Super Simples genoemd, is een voordelig statuut, speciaal bedoeld voor kleinere bedrijfjes en vennootschappen. Alle bijdrages, zowel op het federaal niveau als dat van de deelstaten en gemeentes, worden vereenvoudigd en samengevoegd waardoor de administratie eveneens vereenvoudigd wordt, in sterke mate. Simples Nacional kan enkel voor een jaaromzet tot R$ 3,6 miljoen. Buitenlanders kunnen geen aandeelhouder zijn van een vennootschap in het Simples statuut, tenzij ze beschikken over een definitieve verblijfsvergunning, incl. een CPF nummer (Cadastro de Pessoa Física) en een RNE (Cedula de Identidade de Estrangeiro). Wie al vennoot is in een andere vennootschap met een hogere jaaromzet, kan eveneens geen ‘sócio’ worden van een ander bedrijf dat opereert onder de noemer Simples Nacional.

In het geval van twijfels over het te kiezen systeem, raadpleeg uw boekhouder.

Belastingen en bijdrages

ICMS – Belasting op goederen, transporten (van staat tot staat, gemeente tot gemeente) en communicatie. Van toepassing op handel en industrie in het algemeen. Is een deelstaatbelasting.

ISS – Belasting op diensten. Van toepassing op vennootschappen die diensten verlenen in het algemeen. Is een gemeentelijke belasting.

CPP – Patronale belasting voor de sociale zekerheid. Van toepassing op alle vennootschappen. Is een federale belasting. De heffing gebeurt maandelijks via een overschrijvingsformulier onder de noemer GPS (Guia da Previdência Sócial). Deze belasting wordt procentueel berekend volgens de uitbetaalde lonen en/of Pro Labores (vergoedingen uitbetaald aan werkende aandeelhouders/administrators).

IPI – Belasting op industriële produkten. Van toepassing in alle industriën. Is een federale belasting.

IRPJ – Inkomstenbelasting voor vennootschappen. Van toepassing op alle bedrijven. Is een federale belasting.

CSLL – Sociale bijdrage op netto winsten. Van toepassing op alle bedrijven. Is een Federale belasting.

PIS – Belasting bestemd voor het programma van sociale integratie. Van toepassing op alle bedrijven. Is een federale belasting.

COFINS – Bijdrage voor de financiering van de sociale zekerheid. Van toepassing op alle bedrijven. Is een federale belasting.

De vijf laatste types van belastingen & bijdrages (IPI, IRPJ, CSLL, PIS en COFINS) worden geïnd via een DARF-document (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). De identificatie van elk type belasting/bijdrage geschiedt via een speciale code.

Een bedrijf, opererend onder het Super Simples statuut betaalt alle mogelijke belastingen & bijdrages samengevoegd op 1 formulier (DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Vervaldagen

Een goede communicatie met de boekhouder is onontbeerlijk. Hij weet wanneer deze belastingen & bijdrages moeten betaald worden en zal anticiperen indien de vervaldag samenvalt met een feestdag of een verlengd weekend. Het niet tijdig betalen van een belasting of bijdrage levert intresten en boetes op, absoluut te vermijden.

Werknemers

Naast het respecteren van de (niet zo eenvoudige) arbeidswetgeving, zijn er de speciale bijdrages zoals de hierboven vermelde CPP. Via het GPS-formulier kan men vaststellen of er ook betalingen verschuldigd zijn voor andere entiteiten (outras entidades zoals opvoeding, Incra, Senai, Sesi of Sebrae). Voor deze laatsten schommelt het percentage tussen 2,5 en 3%, afhankelijk van de uitgevoerde activiteiten van de vennootschap. Verder kunnen er nog bijdrages geheven worden voor een verzekering tegen arbeidsongevallen of het opbouwen van een speciaal pensioen, bijvoorbeeld voor risico beroepen. De FGTS-bijdrage bedraagt 2% voor leerjongens of meisjes, 8% voor de gewone werknemer en moet telkens in het begin van de maand betaald worden.

Op het salaris van een werknemer wordt een inhouding verricht die de betaling van de CPP dekt. Deze inhouding bedraagt 8, 9 of 11%, naargelang het uitbetaalde loon. Op Pro Labores moet altijd 11% ingehouden worden.

Belangrijk

Een werkgever die de nodige inhoudingen doet op de lonen van zijn werknemers maar de CPP bijdrages niet effectief betaalt, pleegt een strafbaar feit en kan daarvoor zelfs een gevangenisstraf oplopen. Dit gaat zo ver in Brazilië dat ook een opdrachtgever gestraft kan worden. Een voorbeeld: een bedrijf huurt een ander bedrijf in om werken te laten uitvoeren. Het andere bedrijf voldoet niet of te laat aan zijn sociale verplichtingen. In dergelijke gevallen kan ook het opdracht gevend bedrijf verantwoordelijk gesteld worden. Dit geldt ook m.b.t. de arbeidswetgeving. Opletten dus in het geval van uitbestedingen; er moet altijd op gelet worden dat sociale bijdrages op tijd betaald worden!

Sociale zekerheid

Welke zijn de rechten en de plichten van de zaakvoerder(s) van een vennootschap inzake de sociale zekerheid? Ook zij kunnen immers ziek worden, overlijden, een vrouwelijke zaakvoerder kan zwanger worden… Voor alle duidelijkheid, het gaat hier over de patroon(s), niet over werknemers.

Pro Labore

Een zaakvoerder heeft geen salaris. Het inkomen van een zaakvoerder heet Pro Labore. Van die Pro Labore gaat er een deel naar de sociale zekerheid, meer bepaald 11%. Iedere mogelijke sociale uitkering zal berekend worden op die bijdrage. Het is belangrijk om te weten dat er in een LTDA (vergelijkbaar met een BV of een BVBA) twee types van vennoten kunnen bestaan:

1 – Sócio administrador, ook wel Sócio-gerente genoemd. Deze vennoot-zaakvoerder werkt daadwerkelijk in zijn bedrijf en neemt hiervoor een maandelijkse vergoeding op. Het bedrag wordt bepaald door alle vennoten, en bedraagt minstens de waarde van een (1) minimumloon (salário mímimo). Er is geen maximum.

2 – Sócio com capital, of Sócio Cotista. Dit is de aandeelhouder die investeerde in het bedrijf, maar er geen enkele taak in uitvoert en dus ook geen vergoeding opneemt. Deze sócio neemt enkel dividenden op volgens de boekhoudkundige berekeningen, na het maken van winsten. Dit geldt ook voor de sócio administrador. Uiteraard staan die dividenden in verhouding met het ingebrachte kapitaal. Dividenden worden niet belast. Een sócio com capital betaalt dus ook geen sociale bijdrages en kan dus ook niet genieten van sociale uitkeringen. Indien hij of zij toch wenst beroep te doen op dergelijke uitkeringen indien nodig, dan moeten er autonoom bijdrages gestort worden aan de sociale zekerheid.

Eender welke uitkering wordt dus berekend op die bijdragen: pensioen, ziekte, zwangerschap, pensioen wegens overlijden (voor de partner of erfgenamen); de Previdência Social zal de berekeningen altijd baseren op de gestorte bijdragen. Het is dus van groot belang dat de zaakvoerder hier rekening mee houdt bij de bepaling van het totaal bedrag van zijn of haar Pro Labore.

Ook hier geldt dezelfde waarschuwing als die in het vorige artikel. De ingehouden 11% op de Pro Labore moet verplicht doorgestort worden via het maandelijkse GPS-formulier (Guia da Previdência Social), opgemaakt door de boekhouder. Het niet doorgeven van deze inhouding wordt beschouwd als een misdaad en heet ‘apropriação indébita’. Het is eerder onwaarschijnlijk dat een patroon 11% zal laten inhouden op zijn Pro Labore zonder dit door te storten. Hij zou zichzelf hiermee benadelen, uiteraard. Maar de regel geldt voor alle sociale bijdragen. Het niet betalen van deze inhoudingen kan een gevangenisstraf van 2 tot 5 jaar opleveren, plus een forse boete (multa).

Tenslotte valt het aan te raden om niet alleen te rekenen op de sociale zekerheid (Previdência Social). Vrijwel alle banken kunnen een behoorlijke levensverzekering aanbieden voor de sócios van een vennootschap (incl. voor de werknemers indien gewenst), al dan niet werkend in het bedrijf. Dergelijke verzekeringen kunnen via kleinere maandelijkse afhoudingen betaald worden. Het bedrijf kan eveneens ziekteverzekeringen afsluiten, meestal tegen voordeliger tarieven dan die van een privé persoon. Uiteraard mikken de verzekeraars eerder op groepen mensen (minstens 2, 3, 4…) en niet op een individu.

De boekhouder, uw beste vriend

Het zal, na het doornemen van bovenstaande informatie, duidelijk zijn dat de Braziliaanse fiscale wetgeving vrij ingewikkeld is. Fiscale verplichtingen, de arbeidswetgeving en andere administratieve geplogenheden van een vennootschap vragen veel tijd, meer nog, kennis, ervaring, stiptheid en last but not least een voortdurende actualisatie van dit alles. De vele normen worden vrijwel dagelijks aangepast of gewijzigd. Het is vrijwel onmogelijk voor een zaakvoerder om dit alles op te volgen; hij of zij heeft wel wat beters te doen, met name ervoor zorgen dat zijn business gerund wordt en dat de zaak floreert. Het een kan echter niet zonder het ander, dus moet men zich omringen met de juiste en vooral bekwame mensen.

Het is goed om binnen het bedrijf minstens 1 persoon te hebben die op de hoogte is van de Braziliaanse realiteit op het vlak van administratie en financies. Hij of zij zal samenwerken met de boekhouder of een boekhoudkantoor zodat de zaakvoerder zich op zijn eigen werk kan concentreren. Grotere bedrijven hebben meestal een eigen boekhoudkundige afdeling. Begin dus niet met een vennootschap in Brazilië zonder een professionele begeleiding op dat vlak, tenzij als kleine zelfstandige in het eenvoudige MEI-statuut, iets wat enkel mogelijk is na het verkrijgen van een verblijfsvergunning, gepaard gaande met de toelating om te werken in Brazilië, een CPF nummer en een identiteitskaart RNE. Zodra het iets meer is zoals het vaak voorkomende LTDA-statuut (vergelijkbaar met een BV of een BVBA), dan moet men er heel zeker voor zorgen om zich te omringen met dergelijke bekwame en betrouwbare lui, nog meer als het bedrijf werknemers heeft.

Buitenlandse starters in Brazilië maken vaak dezelfde fout en kiezen voor een boekhouder met mooie praatjes en een goedkoop honorarium. Achteraf blijkt dan soms dat de boekhouding onvolledig is, dat verplichte aangiftes niet of te laat werden ingediend, dat bepaalde belastingen en bijdrages niet of te laat betaald werden. Dit alles kost veel geld aan de ondernemer die zich geconfronteerd ziet met intresten en boetes. Bovendien zal een dergelijke boekhouder de schuld altijd op de schouders van de ondernemer duwen. Die wordt immers geacht om de wetten en regels te kennen. Anders gezegd, een correct en eerlijk honorarium betalen aan een goede professional kan besparingen opleveren op andere vlakken. Vraag vooraf referenties, ga na wie zijn klanten zijn en aarzel niet om inlichtingen te vragen. Lees ook de kleine lettertjes na van de overeenkomst en raadpleeg desnoods een goede advocaat. Voorkomen is beter dan genezen.

Dit wil niet zeggen dat er geen kleine zelfstandige boekhouders zijn die goed werk leveren aan een betaalbaar honorarium. Echter, een nieuwkomer kan hier niet altijd even goed over oordelen. Een ervaren vertrouwenspersoon kan dat wel, en wellicht moet men eerst hier voor zorgen. Uiteraard zijn aan dit alles kosten verbonden. Echter, goedkoop is duur, ook in Brazilië.

Eenmaal een goede boekhouder gecontracteerd, respecteer dan de afspraken die hij met u maakt. Alle documenten die periodiek worden afgeleverd bij de boekhouding moeten opgelijst worden in een protocol. Immers, de boekhouder zal geen verantwoordelijkheid op zich nemen indien er documenten zonder protocol ingediend worden, indien er intresten of boetes aangerekend worden door de bevoegde instanties omdat er documenten ontbraken, of voor rectificaties van verklaringen die niet konden gebeuren omdat er documenten ontbraken.

Documenten

Hierbij een lijstje van de in te dienen documenten, meestal eenmaal per maand, in het begin van de maand (ten laatste op de 5de dag):

Inkomende facturen
Facturen, kastickets en andere bewijsstukken van gemaakte onkosten
Facturen van nutsvoorzieningen als water, telefoon, elektriciteit, allen op naam van het bedrijf
Eventuele ontvangstbewijzen van huurgelden
Uitgaande facturen
Bewijzen van geldverkeer van betalingen met bankkaarten, débito en crédito.
Overschrijvingsformulieren van alle mogelijke belastingen & bijdrages, inclusief betaalbewijzen (comprovantes)
Ontvangstbewijzen van uitbetaalde salarissen & lonen, ondertekend door de werknemer of sócio (Pro Labore)
Idem voor ontslagen, vakantievergoedingen, dertiende maand
Alle documenten m.b.t. aanwervingen of ontslagen
Verrichtingen via kassa, gestaafd door aankoopbonnetjes e.d. meer
Verklarend bankuittreksel incl. financiële applicaties (spaarrekeningen of andere), cheques, betalingen via overschrijvingsformulieren, betaalbewijzen enz.
Alle andere mogelijke documenten die eender welke verrichting staven

Het lijstje is niet volledig. Naargelang het gekozen systeem (Lucro Real of Lucro Presumido) kunnen er bijkomende verplichtingen zijn. Raadpleeg uw boekhouder.

In het algemeen kan men er van uit gaan dat de zaken wat ingewikkelder worden naarmate het aantal facturen stijgt, zowel inkomende als uitgaande, maar zeker wanneer er werknemers bij te pas komen. In dit laatste geval zal de boekhouder zorgen voor de loonlijst en alles wat daarbij komt kijken: mogelijke aanwervingen & ontslagen, sociale bijdrages e.d. meer. M.a.w., indien het bedrijf werknemers in dienst heeft, dan kan men er donder op zeggen dat het honorarium van de boekhouder een grotere hap zal nemen uit het maandelijkse budget van het bedrijf. Komt daarbovenop dat Brazilië een protectionistische maatschappij is. Vrouwen, kinderen en arbeiders worden beschermd door de overheid. Indien er een conflict komt met een werknemer, dan is de kans niet gering dat hij of zij een klacht indient bij het arbeidstribunaal. Rechters kiezen vaak partij voor de arbeider, ook al proberen ze meestal een bemiddelende rol te spelen waarbij de dingen wat “vereenvoudigd” worden voor het bedrijf: afzwakken van de eisen, betalen in stukjes. Maar het kost geld (gerechtskosten, advocaten) en vooral tijd, tijd die een zaakvoerder beter in het welslagen van zijn bedrijf steekt. Een goede boekhouder kan veel ellende voorkomen.

Uiteraard is de informatie onvolledig. Er zijn al tonnen papier volgeschreven over deze materie en professionelen in deze sector moeten lang studeren om een goede basiskennis op te bouwen. Bovendien moeten zij zichzelf voortdurend bijscholen om een goede en accurate service te kunnen blijven bieden aan hun klanten, de ondernemers.

Het is niet uitgesloten dat u na het kennisnemen van al die bureaucratische hindernissen denkt: ‘Laat maar zitten, ik maak er gewoon een toeristische uitstap van en keer later weer terug naar huis’. In dat geval kan de pagina Deelstaten u helpen om een keuze te maken, gezien de afmetingen van Brazilië en de vele attracties, geen gemakkelijke keuze. Een andere mogelijkheid bestaat erin dat u enkel een zakenrelatie wil uitbouwen in Brazilië, wederzijds handel wil voeren, import & export, kortom uw reisdoel is louter zakelijk zonder enige intenties om er u te vestigen. Lees er alles over in de volgende pagina.

Zakendoen

Advertenties